5 Verslag van de Raad van Commissarissen

Legitimatie
We handelen op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. 

Onze werkwijze is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen en de bijbehorende bijlagen. 

Aan de hand van het toezichtkader beoordelen we de inzet en behaalde resultaten aan de met het bestuur gemaakte prestatieafspraken en aan meer specifieke door het bestuur vastgestelde en door ons goedgekeurde beleids- en financiële kaders, zoals:

• De statuten en reglementen.
• Het ondernemingsplan.
• De portfoliostrategie (inclusief bijvoorbeeld het huur- en verkoopbeleid).
• Het statuut Investeringen & Verbindingen, het Financieel Statuut, het Reglement Financieel Beheer & Beleid en het Fiscaal Statuut.
• Het Inkoop en aanbestedingsbeleid.
• De (meerjaren)begroting en het activiteitenplan van BrabantWonen. 

We kijken of onze inzet maatschappelijk verantwoord is. We baseren ons oordeel op informatie uit de tertiaalrapportages en informatie afkomstig van het bestuur, de directie en de medewerkers. 
Ook de externe belanghouders en toezichthouders betrekken we in onze oordeelsvorming, via informatie vanuit:

• De belanghoudercyclus, waaronder het bijwonen van de Klankbordgroep bijeenkomsten van de huurders, de jaarlijkse gesprekken met de overkoepelende huurdersvertegenwoordiging en de gesprekken met bestuur en Raad van Toezicht van BrabantZorg.
• De Autoriteit woningcorporaties (Aw).
• Het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).
• Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW).
• Gemeenten.
• De media.

Daarnaast spelen de bevindingen van de vierjaarlijkse visitatie een rol 

Commissies
We hebben drie kerncommissies ingesteld: de Auditcommissie, de Remuneratiecommissie en de Selectiecommissie. Elke commissie heeft een eigen reglement dat onderdeel is van het reglement van de Raad van Commissarissen. De volledige Raad van Commissarissen ontvangt een verslag van de vergaderingen van de commissies.

De Remuneratiecommissie ondersteunt de Raad van Commissarissen bij de uitoefening van onze taken op het gebied van de beoordeling van het functioneren van het bestuur en zijn beloning. De Auditcommissie ziet toe op het financiële beleid, de risico’s, treasury en het interne beheerssysteem.

De derde commissie betreft de Selectiecommissie. Deze commissie heeft tot taak nieuwe leden te werven, te selecteren en voor te dragen voor benoeming door de Raad van Commissarissen. Daarnaast wordt door de Selectiecommissie ook het voortouw genomen om het traject van de werving van de nieuwe bestuurder in te richten.

Governancecode Woningcorporaties
BrabantWonen hecht belang aan goed bestuur, waaronder wordt verstaan: het integer en transparant handelen van het bestuur, een goed toezicht en het afleggen van verantwoording over het uitgevoerde toezicht. Om het vertrouwen in corporaties te bevorderen, zijn de regels over goed bestuur ondergebracht in de Governancecode Woningcorporaties. 
Vanaf 21 november 2019 is de Governancecode woningcorporaties 2020 van kracht. Deze versie is op 24 november 2022 herzien met een lichte wijziging per 1 januari 2023. Zowel het bestuur als de Raad van Commissarissen onderschrijven de inhoud van de Governancecode. 
Deze code bevat normen voor goed bestuur en toezicht, transparantie, externe verantwoording en financiële beheersing bij woningcorporaties. In de Governancecode 2020 (versie 2022) is nadrukkelijk aandacht voor de rol van zowel de corporatie als de RvC ten opzichte van de lokale netwerken.
De vijf principes van de Governancecode zijn uitgewerkt in (in totaal) 60 bepalingen. De code kent twee type bepalingen: ‘pas toe’ en ‘pas toe of leg uit’. 
In lijn met nieuwe wetgeving en om de kwaliteit en transparantie van handelen van bestuur en Raad van Commissarissen te bevorderen, is afwijking met ‘leg uit’ op een aantal bepalingen niet mogelijk, hiervoor geldt uitsluitend ‘pas toe’. Dit is bij de betreffende bepalingen in de code weergegeven. 
Voor de overige bepalingen geldt dat corporaties daarvan kunnen afwijken als dit volgens de betreffende corporatie tot een beter resultaat leidt. Hierbij dient echter nog steeds in de geest van het principe te worden gehandeld en moet de corporatie op inzichtelijke wijze onderbouwen en actief verantwoorden (‘leg uit’) waarom zij hiervan afwijkt. Indien zij op deze wijze gemotiveerd afwijkt, volgt zij dus ook de code. 

BrabantWonen voldoet aan de Governancecode 2020 en wijkt af met ‘leg uit’ bij de volgende bepaling

Accountant in 2023
BDO is sinds 2017 onze accountant. De accountant heeft opdracht gekregen de jaarstukken te controleren en daarover een verklaring af te geven. Hij is gesprekspartner voor de Auditcommissie en de Raad van Commissarissen:

• De accountant stelt in overleg met de Raad het Controleplan op. Het Controleplan wordt na de zomer besproken met de Auditcommissie en, indien gewenst, met de volledige Raad van Commissarissen.
• De managementletter wordt, in het najaar, direct na de interim-controle besproken door de accountant met de Auditcommissie. De managementletter wordt daarna besproken met de volledige Raad van Commissarissen. Indien gewenst sluit de accountant hierbij aan.
• De accountant en de Auditcommissie bespreken de jaarrekening in het voorjaar. De accountant is tevens aanwezig bij de RvC-vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld. 
• Ieder jaar vindt een overleg plaats tussen de Auditcommissie en de accountant zonder aanwezigheid van het bestuur.

Deze werkwijze hebben we in onze reglementen vastgelegd. In 2017 is BDO voor vier jaar benoemd tot onze accountant. In 2021 liep dus de eerste termijn af en is de samenwerking geëvalueerd. Op basis van de uitkomst van deze evaluatie is BDO herbenoemd voor een periode van vier jaar. In 2025 vindt een nieuwe evaluatie plaats, tenzij eerder noodzakelijk.  

Concerncontroller
De functie van concerncontroller wordt sinds april 2018 ingevuld via een ingehuurde externe kracht. De leden van de Auditcommissie hebben ieder jaar een gesprek met de concerncontroller, zo ook in 2023. Tijdens dit overleg is de samenwerking geëvalueerd en heeft de Auditcommissie de wens uitgesproken dat de concerncontroller in zijn oplegmemo’s aandacht besteed aan de dilemma’s en afwegingen binnen de organisatie voordat tot besluitvorming wordt overgegaan.

Klachtenbehandeling
Door middel van het jaarverslag van de klachtencommissie worden we jaarlijks geïnformeerd over de werkzaamheden van de externe klachtencommissie. Het jaarverslag van de klachtencommissie 2023 is besproken tijdens de RvC-vergadering van 21 februari 2024. 

Vanaf 1 januari 2024 is BrabantWonen aangesloten bij de nieuw opgerichte regionale klachtencommissie. Deze klachtencommissie behandelt de klachten voor de corporaties Woonmeij, Woonveste, Joost, Area, Charlotte van Beuningen, Mooiland, Zayaz, Wonen Vierlingsbeek en BrabantWonen. Door het oprichten van deze regionale klachtencommissie is een extra impuls gegeven aan de samenwerking binnen de corporaties, maar is ook een professionaliseringsslag gemaakt ten aanzien van klachtenbehandeling. Wij zijn als Raad enthousiast over deze ontwikkeling en hebben daarom ook, tijdens onze vergadering van 13 december 2023, goedkeuring verleend aan de toetreding van BrabantWonen tot de regionale klachtencommissie.

Nevenfuncties
De heer Windmüller bekleedt de volgende nevenfuncties:
• Voorzitter Raad van Toezicht Koning Willem I College
• Voorzitter Raad van Toezicht ZZG Zorggroep
• Bestuurder WoonService Regionaal (sinds 2022)

Bij deze nevenfuncties is geen sprake van onverenigbaarheid zoals opgenomen in de herzieningswet artikel 25 lid 4.

Permanente Educatie
In de Governancecode Woningcorporaties en de Kaders Permanente Educatie van Aedes is opgenomen dat bestuurders van woningcorporaties jaarlijks 36 PE-punten dienen te behalen of in ieder geval 108 PE-punten verspreid over drie jaar. Dit is gebaseerd op 108 studiebelastingsuren zoals vastgesteld door de geaccrediteerde opleidingsaanbieder.

De heer Windmüller heeft het volgende aantal PE-punten behaald:

Beloning bestuur

Jaarlijks stellen we de beloning van de bestuurder vast. De opbouw van zijn beloning was in 2023 als volgt:

De beloning van de bestuurder in 2023 voldoet aan het wettelijk overgangsrecht uit de Wet Normering bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de daarmee samenhangende regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instelling volkshuisvesting, zoals deze in 2023 van toepassing waren. 

Aan het begin van ieder jaar maken we met het bestuur afspraken over de te bereiken resultaten van het bestuur en de directie en wordt teruggekeken op de realisatie van de doelen van het voorgaande jaar. Aan de hand van afgesproken doelstellingen voor de organisatie, de bijdrage van de bestuurder hieraan en de persoonlijke doelstellingen, worden de resultaten geëvalueerd.

Ter voorbereiding op de vergadering van de remuneratiecommissie leveren alle leden van de Raad een schriftelijke beoordeling van de bestuurder aan bij de commissie. Daarnaast zijn de leden van het directieteam, de bestuurssecretaris, de concerncontroller, de manager P&O, de manager KIC & Verhuur, de manager Sociaal Beheer & Incasso en een vertegenwoordiging van de Ondernemingsraad door de leden van de commissie geïnterviewd. 

De remuneratiecommissie spreekt met de bestuurder over de voortgang en ontwikkelingen. De commissie brengt hierover verslag uit aan de Raad van Commissarissen.

Bij diverse onderwerpen hebben we onze rol als klankbord en adviseur inhoud gegeven. Dat doen we enerzijds aan de hand van de concrete agenda en anderzijds op themabijeenkomsten. In 2023 hebben we op diverse momenten stilgestaan bij het onderwerp participatie en hebben we een actieve rol vervuld bij de onderwerpen ketensamenwerking bij renovatieprojecten en duurzaamheid.

Participatie 
Binnen BrabantWonen is de bewonersparticipatie vormgegeven met behulp van een overlegstructuur voor zowel Oss als ’s-Hertogenbosch. In ’s-Hertogenbosch is het aanspreekpunt voor BrabantWonen het Petit Comité en in Oss de Voorbereidingsgroep. Beide steden kennen een klankbordgroep. De bijeenkomsten van de klankbordgroep vinden ongeveer 4 keer per jaar plaats in zowel Oss als ’s-Hertogenbosch. Bij iedere vergadering zijn 2 leden van de Raad aanwezig als toehoorder. We hebben met het bestuur en de directie gesproken over deze vorm van participatie. Ons viel op dat met name oudere bewoners deelnemen aan de klankbordgroep vergaderingen. Vanuit de organisatie is intensief ingezet op participatie vanuit jongeren. Hiervoor zijn aparte bijeenkomsten georganiseerd met andere thema’s. Ook wordt op dit gebied samengewerkt met collega corporaties Zayaz en Mooiland. Na iedere klankbordgroep vergadering hebben we, indien nodig, onze bevindingen gedeeld met de organisatie. Door de organisatie wordt hier goed op gereageerd. Voor 2024 wordt gekeken hoe de klankbordgroep vergaderingen op een andere manier kunnen worden vormgegeven en voorbereid zodat bewoners een actievere rol krijgen en BrabantWonen minder ‘aan het zenden’ is.

Ketensamenwerking bij renovatieprojecten
Het aantal te renoveren woningen neemt toe, de processen worden ingewikkelder en de afstemming met de aannemer is steeds belangrijker. Daarom heeft BrabantWonen ervoor gekozen met 3 aannemers een ketensamenwerking vorm te geven. Vanuit ons zijn twee leden bij dit onderwerp betrokken. Op het moment dat de eerste ideeën hierover duidelijk waren, heeft een sessie plaatsgevonden met twee leden van de Raad, de directie en medewerkers over hoe deze ketensamenwerking vorm te geven. Tijdens deze bijeenkomst hebben wij onze ideeën en visie gedeeld. Dit is vervolgens meegenomen door de organisatie. Op 13 december 2023 is de gehele Raad geïnformeerd over hoe de ketensamenwerking wordt vormgegeven.

Duurzaamheid
De duurzaamheidsvisie van BrabantWonen is toe aan een update. Duurzaamheid is een heel breed onderwerp waar veel bij komt kijken, ook vanuit wetgeving. We hebben daarom aangegeven dat we graag in een vroeg stadium willen worden betrokken bij dit onderwerp. Twee leden van de Raad hebben hun input op dit onderwerp gegeven tijdens een bijeenkomst met medewerkers van de afdeling Strategie & Ontwikkeling. Deze input wordt meegenomen in de verdere uitwerking van de visie. Dit onderwerp staat geagendeerd voor onze themavergadering van maart 2024.

We willen op gepaste afstand toezicht houden, maar tegelijkertijd ook zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de organisatie en belanghebbenden. We maken elk jaar afspraken over de belanghebbenden die de Raad graag zou willen ontmoeten en spreken. We publiceren ons jaarverslag separaat van het totale jaarverslag van BrabantWonen zichtbaar op de website.

Overleg met Ondernemingsraad
Twee leden van de Raad van Commissarissen vertegenwoordigen ons tijdens het jaarlijks overleg met de Ondernemingsraad. In 2023 heeft 1x een overleg plaatsgevonden. Dit overleg heeft in het teken gestaan van de organisatieontwikkeling, het functioneren van de Ondernemingsraad (bemensing, contact met de bestuurder, relatie met achterban en professionele ontwikkeling Ondernemingsraad), de bedrijfscultuur c.q. het werkklimaat en actualiteiten binnen de Raad van Commissarissen. 

Overleg met huurdersvertegenwoordiging
De commissarissen die op bindende voordracht van de huurdersorganisaties zijn benoemd wonen regelmatig bijeenkomsten van de Klankbordgroepen bij. Vanaf 2021 bezoeken ook de overige RvC-leden met enige regelmaat de klankbordgroep bijeenkomsten. De bedoeling is dat bij iedere klankbordgroep vergadering minimaal 2 RvC-leden aanwezig zijn.
In 2014 is tevens een jaarlijks overleg van een delegatie van de Raad van Commissarissen met de huurdersorganisaties ingesteld. Doel van dit overleg is op informele wijze met elkaar over actuele ontwikkelingen en eventuele knelpunten te spreken. Het overleg op 16 mei 2023 heeft met name in het teken gestaan van het nader verbinden van de contacten tussen de Raad en de huurdersvertegenwoordiging, het voorstellen van de nieuwe directeur Wonen en de manager Sociaal Beheer & Incasso en de gevolgen van prijsstijgingen en marktontwikkelingen.

Bijeenkomst met BrabantZorg
Op 20 juni 2023 heeft ons jaarlijks overleg plaatsgevonden met de besturen van BrabantWonen en BrabantZorg en de Raad van Toezicht van BrabantZorg. Deze bijeenkomst stond in het teken van de gezamenlijke ambitie die door beide organisaties gezamenlijk is opgesteld. In deze ambitie staan 5 actielijnen benoemd, de ontwikkelingen op deze actielijnen worden door ons actief gevolgd.

Bijeenkomst toezichthouders van Lente
In 2023 zijn vanuit de samenwerking met Lente twee bijeenkomsten georganiseerd voor RvC-leden en bestuurders. Vanuit de Raad hebben een aantal leden deelgenomen aan deze bijeenkomsten:
April 2023 ‘De commissaris als hoeder van de dialoog’
Oktober 2023  ‘Gehackt, wat nu?’.