3 Governance en organisatie

Begin 2021 zijn de strategische visie en het ondernemingsplan ‘Natuurlijk samen’ voor de periode 2021-2025 vastgesteld.

Onze missie

We zijn een drijvende kracht achter goed wonen en leven

BrabantWonen wil mensen een toekomst bieden in een sociale, leefbare buurt, waar ze zo lang kunnen wonen als ze maar willen. Onze speciale aandacht gaat daarbij uit naar mensen die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Het gaat ons om meer dan de woning zelf; het gaat ons ook om de openbare ruimte en voorzieningen. We willen dat het veilig is in de wijk, dat er fijn en ongestoord samen wordt gespeeld en geleefd en dat mensen elkaar vertrouwen. Goed wonen is veelomvattend; goed leven – kwaliteit van leven – al helemaal. Onze kerntaak is zorgen voor voldoende goede en betaalbare woningen. Daar zijn we voor verantwoordelijk en dat ligt binnen onze competenties en mogelijkheden. Zorgen voor een duurzame kwaliteit van leven, dat kunnen we niet  alleen. Dat mogen en willen we niet, maar dat hoeft ook niet. Wat we doen is inspireren, agenderen en anderen uitnodigen om met ons samen te werken. Als drijvende kracht.

Onze visie

Natuurlijk samen

We willen dat alle stappen die we zetten, bijdragen aan goed wonen en leven in een sociale en duurzame wereld. Die ambitie is samengebracht in de visie ‘natuurlijk samen’. 

‘Natuurlijk’ omdat we duurzaam denken en doen. ‘Samen’ omdat we het niet alleen kunnen. ‘Natuurlijk samen’ omdat samenwerken voor ons vanzelfsprekend is.

Onze kernwaarden

We communiceren ‘Natuurlijk samen’ naar buiten toe als ons overkoepelend gedachtengoed. Ook vormt dit de leidraad voor onze projecten en samenwerkingen. Intern dienen onze kernwaarden de functie van ‘intern geweten’. Ze vormen de basis voor de cultuur en persoonlijkheid van BrabantWonen. En ze spelen dan ook een belangrijke rol bij de keuzes die we maken: doen we wat we belangrijk vinden? Zijn we wie we willen zijn? Onze kernwaarden helpen ons bij hoe we ons gedragen, naar elkaar, naar onze bewoners en naar onze partners in de wijk. Ze herinneren ons aan wie en wat we altijd willen zijn:

• verbonden
• persoonlijk
• en bevlogen.

Vanuit een gezonde basishouding blijven we continu werken aan bewustzijn over wat wel en wat niet kan. In 2023 zijn binnen BrabantWonen geen integriteitsschendingen geconstateerd.

Integriteitsbewustzijn
BrabantWonen heeft een actueel integriteitsbeleid dat alle medewerkers bij indiensttreding ontvangen. We hadden het voornemen om integriteit op een andere wijze onder de aandacht brengen door middel van een theatervoorstelling ‘café intégrité’, waarin werkelijke situaties worden nagespeeld. De voorbereiding kreeg een vervolg in het voorjaar van 2023, maar alsnog bleek de uitvoering qua logistiek en planning te veel van onze organisatie te gaan vragen voor hetgeen het uiteindelijk zou opleveren. Met het Bestuur is vervolgens over een andere vorm gesproken om het brede thema integriteit en de daarbij behorende dilemma’s onder de aandacht te brengen bij al onze medewerkers. Dat heeft vervolgens geleid tot een eerste verkenning. De nadere uitwerking en voorbereiding wordt in 2024 verder opgepakt door de directeuren Wonen en Strategie & Ontwikkeling. 

Met nieuwe medewerkers wordt het integriteitspel Reflect gespeeld. Het spel helpt deelnemers op een informele manier een afweging te maken tussen eigen belang, teambelang en algemeen belang. Voor de oplossing van een vraag wordt verwezen naar wet- en regelgeving of wordt er een beroep gedaan op het morele kompas van de deelnemers. In 2023 hebben we met in totaal 67 nieuwe medewerkers het spel gespeeld. We blijven nieuwe medewerkers op deze wijze voorzien van informatie over ons beleid en wet- en regelgeving en de mogelijkheid bieden tot het onderling bespreekbaar maken van dilemma’s.

Klokkenluidersreglement, reglement Ongewenste omgangsvormen en externe vertrouwenspersoon
Het reglement Ongewenste omgangsvormen is in 2022 geactualiseerd en aangepast op ons huidig Ondernemingsplan. Het Klokkenluidersreglement wordt in 2024 geactualiseerd. Het Klokkenluidersreglement geeft een goede basis om misstanden aanhangig te maken. 

BrabantWonen heeft twee externe vertrouwenspersonen door samenwerking met de Resolute Groep. De samenwerking met de Resolute Groep en de contactgegevens van beide vertrouwenspersonen zijn gepubliceerd op intranet, zodat de namen en contactgegevens beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Beide vertrouwenspersonen zijn er om medewerkers bij te staan bij het melden van een misstand of integriteitsschending. Deze professionals ondersteunen de medewerkers ook in geval er sprake is van een klacht inzake ongewenste omgangsvormen (zoals seksuele intimidatie en pesten). De externe vertrouwenspersonen hebben in 2023 1 melding ontvangen van een medewerker van BrabantWonen. Deze melding had betrekking op een situatie binnen de werksfeer van BrabantWonen. De melding heeft uiteindelijk niet geleid tot een daadwerkelijke klacht.

BrabantWonen is een stichting en een ‘toegelaten instelling’. De governancestructuur van BrabantWonen is ingericht volgens de ‘tweelagen structuur’: een Raad van Commissarissen (RvC) die op dit moment uit zes personen bestaat en een Raad van Bestuur die uit één persoon bestaat.

De bestuurder is verantwoordelijk voor het besturen van de onderneming en legt daarover in dit bestuursverslag verantwoording af. De RvC ziet toe op de financiële continuïteit, de rechtvaardigheid van de uitgaven (de legitimiteit), het maatschappelijk presteren, de governancestructuur, een aantal gedragsaspecten (integriteit) en het functioneren van het bestuur.

De taken van de bestuurder en de RvC zijn vastgelegd in de statuten van Stichting BrabantWonen (laatste wijziging d.d. 9 maart 2023) en het reglement RvC. Tussen de voorzitter van de RvC en de bestuurder bestaat regelmatig contact, ook buiten de reguliere vergaderingen om. 

In de statuten van Stichting BrabantWonen is bepaald dat de RvC bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven personen. Verder is in de statuten bepaald dat de werkzame huurdersorganisaties het recht hebben een bindende voordracht te doen voor twee leden. RvC-leden hebben een benoeming voor vier jaar. Herbenoeming voor een volgende zittingstermijn is, conform het reglement en wetgeving, eveneens voor vier jaar. 

Bij de samenstelling van de RvC is evenwicht van expertise op de diverse vakgebieden en spreiding van maatschappelijke focus van belang. De selectie van nieuwe leden vindt plaats conform het reglement ‘Selectiecommissie’. BrabantWonen heeft momenteel één bestuurder. Hierdoor kan binnen deze functie geen differentiatie toegepast worden. De RvC kent in 2023 een verdeling man/vrouw van 4/2. De RvC vindt een evenwichtige verdeling belangrijk, maar de kwaliteit van de Raad is hierin leidend. Bij de werving van nieuwe RvC-leden wordt ook gekeken naar een evenwichtige verdeling van zetels tussen mannen en vrouwen.

Alle geledingen binnen BrabantWonen vinden goed bestuur, toezicht, transparantie, externe verantwoording en financiële beheersing, oftewel een goede corporate governance van essentieel belang. Wij onderschrijven de ambities, positionering en rolopvatting van de Governancecode Woningcorporaties. Hier handelen we ook naar. De corporate governance principes komen tot uitdrukking in documenten die BrabantWonen heeft vastgesteld in de vorm van statuten, reglementen, protocollen, beleid en processen. Die processen zijn gebaseerd op principes als functiescheiding, controleerbaarheid, checks and balances, verantwoorden, transparantie en integriteit.

Vanaf 1 juli 2015 geldt voor alle corporaties de verplichting zich tenminste één keer per vier jaar te laten visiteren. Die visitatie houdt in dat een onafhankelijke commissie een geobjectiveerd oordeel geeft over het maatschappelijk presteren van de corporatie. Dit oordeel vormt zich door de prestaties en de ambities in de visitatieperiode af te zetten tegen de opgaven in die periode, door de prestaties te laten beoordelen door de belanghebbenden en door de prestaties af te zetten tegen de financiële mogelijkheden van de corporatie. De methodiek bevat tot slot ook een oordeel over de Governance, waarbij gekeken wordt naar de strategievorming en de sturing, de maatschappelijke oriëntatie van de raad van commissarissen en de externe legitimatie en verantwoording.

In 2021 heeft de visitatie door Cognitum over de periode 2017-2020 plaatsgevonden. Cognitum is geaccrediteerd door de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland. Het visitatierapport is terug te vinden op onze website.

Alle besluiten die de directie neemt, spelen zich af binnen de context van onze vierjaarlijkse beleidscyclus. Het ondernemingsplan geeft de richting aan: de verbeterplannen die we maken, vloeien hier uit voort. We doorlopen voortdurend de Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA). Dit helpt ons van verbeterplannen daadwerkelijk verbeteringen te maken. Daarbij blijven we er alert op dat onze plannen aansluiten bij de actuele ontwikkelingen. We kijken hierbij afwisselend naar buiten en naar binnen. 

Elke vier jaar nemen we deel aan het landelijk woningbehoefteonderzoek. We noemden al de visitatie en de belanghoudercyclus. We voeren ook motivatiemetingen bij onze medewerkers uit. Voor de planning van ons beleid formuleren we een langetermijnvisie op de woningmarkt en stellen we onze portfoliostrategie vast. Verder maken we meerjarenplannen voor financiën en onderhoud en een treasury jaarplan en ontwikkelen wijkvisies met onze maatschappelijke partners. Vanuit de PDCA-cyclus komen al deze elementen ook jaarlijks terug: we herijken onze portfoliostrategie en meerjarenplannen en stellen een kaderbrief op.  

Een beschrijving van de Governancestructuur en de bijbehorende documenten staan op onze website.

Privacybeleid
BrabantWonen heeft een privacybeleid. Hierin staat de visie van BrabantWonen op privacybescherming beschreven, evenals de organisatiestructuur en de verschillende documenten die zijn opgesteld in het kader van de AVG. Het privacybeleid is te vinden op onze website.

Datalekken
In 2023 zijn intern 33 datalekken gemeld. Deze datalekken worden door het Rapid Resonse Team zorgvuldig geëvalueerd. De interne melding hebben als rode draad dat (persoons)gegevens naar de verkeerde ontvanger zijn gestuurd per e-mail. Dit zijn menselijke fouten, ontstaan door haast en/of slordigheid. 

Van de 33 datalekken is één datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij dit datalek waren juridische gegevens betrokken en dient daarom te allen tijde te worden gemeld bij de AP. Daarnaast hanteert BrabantWonen de interne afspraak: bij twijfel altijd extern melden.

Om incidenten te voorkomen en meldgedrag te stimuleren wordt in 2024 een awareness campagne gestart als vervolg op de huidige campagne. Daarnaast is het datalek protocol geactualiseerd en afgestemd met de privacy stuurgroep.

Ook afgelopen jaar hebben huurders bij formele thema's geparticipeerd. Zo hebben zij meegedacht en gepraat over de portfoliostrategie. Ook werden zij bijgepraat over de huuraanpassing en gaven zij hierop advies. Een aanpassing van het huurbeleid en de vorming van een regionale klachtencommissie kwamen afgelopen jaar ook aan bod. De intensiteit van de participatie is op de formele thema's hoog. We zien dat dezelfde groep hier structureel aan deelneemt. Dit zijn gemiddeld tien deelnemers. Deze groep is afgelopen jaar deels van deelnemers gewisseld. Desalniettemin zijn ook huurders of woningzoekenden die hier eenmalig bij aan willen sluiten welkom. 
 
Binnen BrabantWonen kennen we een vaste huurdersvertegenwoordiging die bij deze formele vraagstukken betrokken wordt.  
 
Petit Comité (regio 's-Hertogenbosch) 
Het Petit Comité bestaat uit een vaste groep van zes huurders. Naast hun deelname aan de formele themabijeenkomsten, nemen zij gemiddeld vier keer per jaar deel aan de klankbordgroep bijeenkomsten. Deze bijeenkomsten worden met input van hen, zij kennen de behoeften van de huurder(s) het best, samen vormgegeven. Daarnaast neemt een aantal leden van Petit Comité zitting aan het Stedelijk HuurdersPlatform (SHP). Het SHP behartigt en vertegenwoordigt de belangen van huurders in gemeente ’s-Hertogenbosch en omgeving. 

Voorbereidingsgroep (regio Oss) 
De voorbereidingsgroep bestaat uit een vaste groep van tien huurders, waaronder drie jongeren. Van deze jongeren zijn twee actief bij de ISN Ulu moskee betrokken. Hierdoor zijn de lijntjes met Turkse gemeenschap in Oss kort. Naast hun deelname aan de formele themabijeenkomsten, geeft de Voorbereidingsgroep en ook de klankbordgroep bijeenkomsten met ons vorm. Deze vinden gemiddeld viermaal per jaar in Oss en viermaal in 's-Hertogenbosch plaats. De onderwerpen hiervan zijn wisselend en sluiten aan bij de input van huurders uit juist die regio. 
 
Klankbordgroepbijeenkomsten ('s-Hertogenbosch en Oss) 
De klankbordgroep bestaat uit ongeveer 50 huurders, zowel in Oss als in 's-Hertogenbosch. Aan de Klankbordgroepbijeenkomsten nemen jaarlijks dus ongeveer 100 unieke huurders deel. Een groot deel van deze groep bestaat uit een afvaardiging vanuit de bewonerscommissies. 
De onderwerpen van deze bijeenkomsten zijn wisselend en sluiten aan bij de input van huurders uit juist die regio. Ongeveer 4x per jaar wordt zowel in Oss als in ’s-Hertogenbosch een bijeenkomst gepland.

Afgelopen jaar is geëxperimenteerd met nieuwe vormen. Het doel hiervan was nieuwe gezichten en een bredere doelgroep aan huurders bij de bijeenkomsten te betrekken. De onderwerpen van deze bijeenkomsten worden door het Petit Comité en de voorbereidingsgroep bepaald.

• Bijeenkomsten voorjaar 2023 
In 's-Hertogenbosch hebben de leden van de klankbordgroep meer inzicht in de werkzaamheden van onze Raad van Commissarissen gekregen. Daarnaast heeft het Servicebureau een uitleg gegeven van de werkprocessen en de uitdagingen die op dat moment speelden.  
In Oss gaven huurders aan dat er behoefte was aan tools om het gesprek met anderstalige buren aan te gaan. Daarom heeft Vluchtelingenwerk een workshop ‘interculturele communicatie’ gegeven. Deze workshop was interactief en in kleiner gezelschap. De deelnemers meldden zich hier bewust voor aan.  
 
• Bijeenkomst zomer 2023 
In de zomer hebben we, in overleg met onze huurdersvertegenwoordiging, een nieuwe vorm van de Klankbordgroep bijeenkomst aangeboden. Huurders werden uitgenodigd mee te gaan op excursie. Een grote groep aanwezigen heeft onze flexwoningen op de Kruithoorn in 's-Hertogenbosch bezocht en zijn rondgeleid op het naastgelegen terrein van Minitopia. Het zien, ervaren en in gesprek gaan over deze vernieuwende woonvormen is positief ontvangen. Een deel van de deelnemers gaf in de evaluatie aan een andere, negatievere verwachtingen te hebben van flexwoningen door de krantenartikelen. Dit stigma is (deels) weggenomen dankzij de excursie. 

• Bijeenkomsten najaar 2023 
Naar aanleiding van de positieve feedback vanuit Oss werd de huurdersvertegenwoordiging uit 's-Hertogenbosch nieuwsgierig naar de workshop ‘interculturele communicatie’. Bossche huurders konden zich vooraf inschrijven, waardoor enkel gemotiveerde deelnemers aan de workshop deelnamen. 
Osse huurders gaven aan meer informatie over Buurtbemiddeling te willen ontvangen. De vragen: ‘Wat doen zij nou eigenlijk? Hoe werkt dat precies? En wanneer kan ik hen bellen?’ stonden hierbij centraal. De presentatie gaf nieuwe inzichten en een toename van bekendheid van Buurtbemiddeling. 
 
• Bijeenkomst winter 2023 
In de Bossche buurten en wijken bleek veel onduidelijkheid en vragen te zijn over de energielabels. Het Petit Comité stelde voor hier een Klankbordgroepbijeenkomst aan te wagen. Daarom heeft Atriensis een presentatie gegevens en de huurders meegenomen in de wereld van de energielabels. 
 
De huurders in Oss hadden besloten een volgende bijeenkomst pas weer in het nieuwe jaar plaats te laten vinden.  

Het profiel van onze formele huurdersvertegenwoordiging is smal. Het overgrote deel van deze huurders is op leeftijd en woont in een (senioren)complex. De vertegenwoordiging is niet representatief voor al onze huurders. De behoeften en belangen van elke huurder op hetzelfde thema verschillen en daarom vinden wij het belangrijk om een diverse groep aan huurders te spreken.  
 
We boden daarom in 2023 andere participatievormen aan en kozen voor een benadering die aansluit bij de stijl van de doelgroep. Hiermee boekten we winst. Nieuwe leden in onze huurdersvertegenwoordiging boden we een ‘Basiscursus Volkshuisvesting’ aan. Deze werd gegeven door de Woonbond. Hier namen acht deelnemers aan mee. Het inzetten van deze experimentele vormen om de groep van participerende huurders te betrekken willen we ook in 2024 voortzetten. Enkele voorbeelden: 

• Jongerenbijeenkomsten 's-Hertogenbosch & Oss 
In zowel 's-Hertogenbosch als in Oss zijn de samenwerkingen met de gemeenten geïntensiveerd. Afgelopen jaar organiseerden we maar liefst vijf bijeenkomsten voor, door en met jongeren. Zowel in Oss als ’s-Hertogenbosch. Dit deden we in beide gevallen in samenwerking met gemeentes. In ’s-Hertogenbosch namen ook andere corporaties deel. 
 
In beide steden gingen jongeren afgelopen jaar in gesprek met de wethouders over de wooncrisis. Jongeren zijn via social media en WhatsApp uitgenodigd en voor deze ontmoetingen kozen we inspirerende locaties en nieuwe overlegvormen. Zo hebben Bossche jongeren samen met wethouder Pieter Paul Slikker de Sint Jan beklommen en konden jongeren wethouder Sidney van de Bergh interviewen die te gast was in onze ‘College Tour’. Wethouders zijn vervolgens met de input aan de slag gegaan en hebben teruggekoppeld welke acties er naar aanleiding van deze sessies zijn uitgezet. Zo zijn bijvoorbeeld ideeën uitgewisseld over woonvormen voor en door jongeren. Als gevolg van deze sessies worden in 2024 jongeren betrokken bij diverse woonthema’s.  
 
• Bliksemstages JINC en gastles 
Buiten jongeren en studenten spraken we in 2023 ook tieners. Zo zijn twee klassen van Islamitische basisschool Nour uit ’s-Hertogenbosch bij ons op bezoek geweest voor een bliksemstage van JINC (www.jinc.nl). Met hen spraken we over: ‘Wat doet een BrabantWonen nou eigenlijk?’. Zo starten we met een quiz, waarin ook ruimte was voor een gesprek. De leerlingen waren verrast door het aantal woningen dat BrabantWonen heeft. Wel wisten ze dat je bij technische klachten met BrabantWonen contact op kunt nemen. Dat BrabantWonen ook een Buurtfonds heeft om bewoners samen te brengen met kunst, cultuur of sport verraste hen.  
 
Als huiswerkopdracht hadden de leerlingen vooraf foto’s gemaakt en verzameld over hun ideale thuis, buurt of wijk. Deze foto’s zijn door kunstenaar Bart de Ruijter als input gebruikt om een kunstwerk te maken – net zoals bij een Buurtfonds project! De leerlingen hebben deze plaat samen ingekleurd met graffiti. Afsluitend zijn we hierover met elkaar in gesprek gegaan. De leerlingen hebben later ook hun klasgenoten bijgepraat over hun ideale buurt of wijk. 
 
Ook kwamen dit jaar een vijftal leerlingen van het Mondriaan college uit Oss op bezoek. Ook zij wilden meer leren over wat een woningcorporatie nu is en doet. Ze waren verrast over het feit dat een corporatie ook zelf woningen bouwt en laat renoveren. Ook de vorm flexwonen kenden zij nog niet.  
 
Alle leerlingen die bij ons bezoek kwamen hebben beloofd zich in te schrijven wanneer ze 18 jaar worden én deze tip gaan ze ook geven aan hun klasgenoten, broers, zussen en sportmaatjes.  
 
• Bijeenkomst ISN Ulu moskee Oss 
Afgelopen jaar heeft een ontmoeting met onze Turkse huurders bij de ISN Ulu moskee plaatsgevonden. De aankondiging van deze bijeenkomst was op de digitale informatiezuilen van het Theehuis van de moskee aangekondigd. Het bestuur van de moskee heeft deze voor ons vertaald in het Turks.  

BrabantWonen heeft een aantal belangrijke onderwerpen (o.a. Thuispoort en de 65+ verhuisregeling) besproken en er was daarnaast veel ruimte voor het stellen van vragen. Door de aanwezigheid van tolken en doordat de bijeenkomst plaatsvond in de eigen omgeving was de drempel voor huurders laag om te komen.  
 
• Koffie & klets momenten 
Op verschillende locaties hebben afgelopen jaar koffie & klets momenten plaatsgevonden. Bewoners zijn uitgenodigd een kop koffie te komen drinken en in gesprek te gaan met buurtgenoten en BrabantWonen. Bij de oplevering van diverse flexwoonprojecten is de kop koffie vervangen door een pizzapunt. Tijdens deze momenten was veel aandacht voor het leren kennen van je nieuwe buren. De bijeenkomsten werden goed bezocht en er zijn nieuwe contacten gelegd. 
 
• BrabantWonen festival 
Ieder jaar worden onze actieve bewoners voor hun inzet in het zonnetje gezet. Deze keer werden zowel de Bossche als Osse bewoners op een voorstelling van Karin Bloemen in de Lievekamp getrakteerd. Bijna 300 huurders waren aanwezig en hebben genoten van dit jaarlijkse event. Karin Bloemen maakte zelfs een persoonlijk lied om de actieve huurders te bedanken.

Het SHP behartigt en vertegenwoordigt de belangen van huurders en hun organisaties in ’s-Hertogenbosch en omgeving. Leden van het petit comité 's-Hertogenbosch van BrabantWonen zijn vertegenwoordigd in het SHP. 

Het SHP behartigt de belangen van huurders onder andere door het voeren van Driepartijenoverleg (DPO), het bijwonen van inspiratiesessies in het kader van prestatieafspraken, advisering richting gemeente en andere partijen en door zelf bijeenkomsten te organiseren voor hun huurders.

In 2023 hebben Bossche corporaties samen met gemeente en het SHP, tijdens een inspiratiesessie meerdere nieuwbouwprojecten op Zuid bezocht (Gestelse buurt, wij zijn Zuiderschans, Hostel en de Rijnstraat).

Binnen onze intramurale locaties zijn de cliënten vertegenwoordigd via cliëntenraden. Binnen de bestaande overlegvorm tussen lokale cliëntenraden en BrabantZorg, is het gebouw een onderdeel van het overleg. Vanuit deze overlegvorm koppelt BrabantZorg aan BrabantWonen terug als het om onderwerpen gaat die de woon- en/of leefomgeving van de bewoners betreffen. In ontwikkeltrajecten van zorglocaties betrekken en informeren we de cliëntenraad ook altijd actief.